Hoe Esra elke gast onthoudt met Tebi Inbox

Esra is een restaurant in Amsterdam met 30 couverts, gerund door mede-eigenaren Stephanie en Selin samen met een klein, hecht team. Stephanie neemt ons mee door een avond bij Esra. Ze volgt een bericht van een gast vanaf de eerste reservering, richting de keuken en weer terug naar het gastprofiel, om daar bij een volgend bezoek direct op in te haken.

De zaak

Chef en mede-eigenaar Selin haalt haar inspiratie uit haar Noord-Cypriotische achtergrond. Ze laat mediterrane en Turkse invloeden terugkomen in het menu, zonder zich vast te leggen op één specifieke stijl. Stephanie noemt dit een bewuste keuze; Selin wil niet in een hokje worden geplaatst. De wijnkaart volgt datzelfde instinct en leunt eveneens naar het Turkse. Hierdoor ontdekken gasten, tegelijk met het eten, de wijn en de regio vaak voor de allereerste keer.

De zaak biedt plek aan maximaal 35 couverts, en Stephanie wilde altijd al dat het voelt als thuiskomen. De service loopt op volle toeren met slechts vier mensen: twee op de vloer en twee in de keuken.

Diezelfde focus op de gastbeleving zie je terug in de kleine details. Stephanie stuurt op de ochtend van elke reservering een persoonlijke bevestiging, meestal via WhatsApp, omdat ze wil dat elke gast zich verwacht voelt voordat deze überhaupt de zaak binnenstapt.

Diezelfde gastvrijheid kwam naar voren tijdens een klein noodgeval: een gast appte haar drie uur voor de reservering over hun jubileum en dat ze vergeten waren bloemen mee te nemen. Stephanie maakte voor deze ene keer een uitzondering en haalde zelf een bosje bloemen. Sindsdien is het stel al drie of vier keer teruggekomen.

Hoe Esra Tebi Inbox gebruikt

Voor Inbox werkte Stephanie met een mix van systemen die amper met elkaar communiceerden. "Berichten, notities en losse krabbels zwierven overal en nergens," vertelt ze. Die versnipperde aanpak zorgde er soms voor dat zij en het team niet scherp genoeg communiceerden, onderling of met de keuken.

Na twee maanden werken met Inbox is die kloof gedicht. "Met Inbox komt alles nu op één plek binnen," legt ze uit. "Elke opmerking bij een reservering, elk bericht dat we sturen en alles wat de keuken moet weten, loopt via Inbox."

Dat maakt het grootste verschil in de aanloop naar de service, wanneer een bericht over een allergie of dieetwens zijn weg moet vinden van een boeking naar een geprint prepticket. Omdat ze de hele zaak met vier man draaien, is er simpelweg geen ruimte voor notities die tussendoor wegglippen.

Glutenintolerantie is daar een goed voorbeeld van. Zodra een gast dit bij het boeken aangeeft, verschijnt het in Inbox. Stephanie leest het en stuurt de gast vaak direct een bericht om te checken of het om coeliakie gaat of iets milders, en of kruisbesmetting een risico is. Dit chatgesprek blijft gekoppeld aan de reservering. Zo kan de notitie direct op het prepticket, waardoor Selin het al weet voordat de gast überhaupt aan tafel zit. Na het diner voegt Stephanie een gastnotitie toe aan het profiel, om de belangrijke details te onthouden voor een volgend bezoek. "Dus als ze terugkomen, hebben we deze historie direct bij de hand," zegt ze.

Dezelfde werkwijze geldt voor de kleinere, dagelijkse verzoeken. Notities over vegetarische of pescotarische wensen worden automatisch gemarkeerd in Inbox en bovenaan elk relevant prepticket geprint. Dit geeft Stephanie een geheugensteuntje als ze het menu met de gasten doorneemt, en het geeft Selin direct een seintje zodra een bestelling binnenkomt.

In een week met zo'n 120 tot 135 couverts, schat Stephanie dat ze hiermee één tot twee uur aan administratie bespaart. "We besparen tijd," vertelt ze, "waardoor we ons kunnen focussen op wat echt belangrijk is — de service en lekker koken — zonder dat we bang hoeven te zijn dat we tussendoor iets hebben gemist."

Wat gasten ervaren, en waarom ze terugkomen

Al dit werk achter de schermen hoort onzichtbaar te zijn voor gasten. "Wat er in Inbox gebeurt, zie je als gast nooit," zegt Stephanie. Ze is ervan overtuigd dat een gast in plaats daarvan iets veel simpelers oppikt: het gevoel dat er echt voor je gezorgd wordt.

"Mensen voelen zich gezien en herkend. Dat is het allerbelangrijkste in een restaurant."

Dat gevoel, gelooft ze, is exact de reden waarom vaste gasten blijven terugkomen:
"Deels is het wat we doen: het eten en de wijn. En deels is het hoe we het doen: de persoonlijke aanpak, namen onthouden, weten wat ze eerder hebben besteld of wat ze juist niet lekker vinden. Eén plek hebben om dat allemaal vast te leggen, is cruciaal om een community van vaste gasten op te bouwen."

Klinkt dit als het soort zaak dat je runt, of de kant die je op wilt? Neem dan contact met ons op.

Over Tebi

Een zaak runnen is al zwaar genoeg. Tebi maakt het makkelijker. Eén verbonden systeem voor POS, Reserveringen, Keukenscherm, Betalingen, Inzichten, Voorraadbeheer en meer.