Hoe Barricade zijn omzet verdubbelde zonder een seconde in te leveren op service

Barricade en Barrica liggen op loopafstand van elkaar in Amsterdam. Eigenaar Bart draait beide als een crossover tussen een tapas- en aperitivobar. Meestal draait de zaak tussen de 20 en 160 couverts op een avond. Tijdens de drukste WK-avond bedienden ze er maar liefst 600 per avond. Dit is hoe ze opschaalden van een normale dienst naar de drukste avond tot nu toe, terwijl de service net zo strak bleef.

Tijdens een normale dienst bedient Barricade zo'n twintig tot honderdzestig gasten. Zodra de zaak vol is, staan er ongeveer tien mensen op de vloer. Op de meest hectische avond van het WK ving diezelfde crew van tien man zeshonderd gasten op. Er werd niemand extra ingeroosterd en de werkwijze bleef onveranderd. Het was exact hetzelfde team, met hetzelfde systeem, maar dan op een compleet andere schaal.

Bart opende Barricade in oktober 2023. Afgelopen september bracht hij Barricade en Barrica samen onder één keuken en één menu: kwaliteitsingrediënten, simpele prep, en wijn, pata negra, manchego en ansjovis die hij zelf uit Spanje importeert. Er werken 41 mensen verdeeld over de twee zaken. Zo’n twaalf van hen rouleren tussen de locaties, afhankelijk van de drukte op de avond.

Eigenaar Bart benadert dit soort avonden als een project, niet als een probleem.

"Als we ergens kansen zien dan maken we er een project van," zegt hij. Eén persoon uit het team krijgt dan de volledige verantwoordelijkheid. "Tebi helpt ons om dit soort projecten in de praktijk te brengen."

Het WK was een van die projecten

Van twintig naar zeshonderd couverts

Het WK toverde het terras om tot een buurtplein. De aanloop schoot van honderd mensen op een rustige middag naar zeshonderd op een avond met een grote wedstrijd. Over het hele toernooi trok de zaak zo'n zesduizend extra gasten die ze anders niet hadden gehad.

Op de drukste dag tapte Barricade bijna 15% van het biervolume dat ze normaal in een héél jaar verkopen.

Daar kwam geen extra systeem of ingewikkelde noodgreep op de vloer aan te pas. Hetzelfde reserveringsboek, hetzelfde kassasysteem en dezelfde flow voor keukenbonnen die een normale dienst voor twintig gasten soepel houden, draaiden ook de drukste avond van het toernooi voor zeshonderd man.

Op een reguliere avond gaat een tafel van reservering naar betaling zonder dat daar een tweede systeem aan te pas komt: de bestelling schiet direct naar de keuken of de bar, rolt uit bij het juiste prepstation, en de gast rekent af hoe hij of zij dat wil. Bij een evenement, groot of klein, komt de bestelling net even anders binnen. Gasten bestellen via QR-code, rekenen direct af, en de keukenbon weet automatisch op welk station, bar of restaurant, die thuishoort. Ongeacht hoe er besteld wordt, de bestelling eindigt op dezelfde plek. Zo blijft service net zo snel.

Wat veranderde was de indeling van de zaal, niet het systeem erachter.

Nieuwe indeling, hetzelfde systeem

"Dankzij Tebi hoefden we niets nieuws te bouwen," zegt Bart. "We gebruikten precies dezelfde setup als elke andere dag en hebben simpelweg met een grotere crew gedraaid"

Voor de drukste avonden knipte Bart de plattegrond van het terras op in twee zones. Eén helft behield de volledige tafelservice. De andere helft werd selfservice, waarbij gasten naar een klein barstation werden geleid zodat de wachtrij nooit tot in de hoofdzaal liep.

Gasten in de servicezone bestelden via QR Bestellen orders vanaf hun telefoons aan tafel; gasten in de selfservice-zone bestelden aan de counter. Hoe dan ook: elke bestelling landde op exact dezelfde keuken- en barbonnen als de rest van de bestellingen van de avond.

Voorraad- en menuwijzigingen werden al dagen voor een wedstrijd ingevoerd. Raakte er midden in de dienst iets uitverkocht? Dan kon het team het uitverkochte item met één tik uit het menu halen. Het was direct in het menu onzichtbaar, in plaats van dat een loper aan elke tafel moest uitleggen dat het uitverkocht was.

Aan de bar rolden de bestellingen bewust uit een bonnenprinter in plaats van dat ze op een scherm verschenen. Door de bon onder het glas te schuiven, zag een loper in één oogopslag het tafelnummer en de gastnaam. Zo kon de bestelling direct de vloer op. Tijdens de drukste avonden stonden er drie lopers en vier barmedewerkers, waarvan er één de bonnenprinter beheerde. Daarnaast plande het team drie keer een stop van twintig minuten in om de openstaande barbonnen weg te werken.

Een recensie uit die week zei genoeg: "Zelfs met honderden mensen hadden we onze drankjes binnen 3 minuten."

Deze werkwijze was trouwens niet nieuw voor het toernooi. Bart had dezelfde bestelflow al eens gedraaid tijdens een privédiner voor 26 gasten. Elke zitplaats kreeg toen een eigen code, zodat de host het eten en de wijn voor zijn rekening kon nemen terwijl de gasten hun eigen drankjes bestelden. Het systeem dat een tafel voor twee draaide op een rustige avond, was hetzelfde systeem dat een terras van zeshonderd man regelde tijdens een wedstrijd. Niemand hoefde een tweede systeem te leren voor de drukke versie van hun werk.

Omzet verdubbeld met dezelfde crew

Tegen het einde van het toernooi had dezelfde crew die de drukste WK-avond draaide, de omzet van de avond ruim verdubbeld, zonder dat er ook maar één extra persoon werd aangenomen. Juli lag op koers om de omzet van een normale maand te verdubbelen, zelfs nadat Barricade een week dicht ging om het team rust te gunnen.

"Vóór Tebi leverde onze beste dag ongeveer de helft aan omzet op vergeleken met deze week, met exact hetzelfde team. Dat was geen toeval. Mijn team heeft ontzettend hard gewerkt en bleef tijdens elke wedstrijd gefocust. Tebi heeft ons niet afgeremd. Het heeft ons juist geholpen om dat harde werk om te zetten in echte resultaten.”
– Bart, Eigenaar, Barricade and Barrica

Het toernooi bewees niet alleen dat Barricade meer mensen aankon. Het bewees vooral dat de bar net zo snel bleef knallen: gasten kregen hun drankjes nog steeds enkele minuten op tafel, terwijl het terras ver voorbij de normale capaciteit gevuld was.

Dat lukte niet door te wisselen van systemen tussen een rustige en een drukke avond. Het lukte omdat dat simpelweg niet nodig was. Dat is het deel dat je van buitenaf makkelijk over het hoofd ziet. Een naadloos, verbonden systeem schreeuwt het niet van de daken als een dienst goed loopt. Terwijl de bonnenprinter overuren draaide en het terras ramvol stroomde, dacht niemand op de vloer na over de software. Reserveringen, de vloer, de keuken, de bar en het kassasysteem zijn namelijk nooit losse eilandjes geweest. Het was hetzelfde systeem, dat precies deed wat het op een normale avond doet, maar dan op volle toeren.

Barricade draait nog steeds op dezelfde setup als vóór de eerste aftrap. Tussen een normale avonddienst en de drukste van het jaar hoefde helemaal niets te veranderen: niet de planning, niet het systeem, en al helemaal niet hoe snel een drankje op tafel stond.

"Dit hadden we zonder Tebi nooit gekund," zegt Bart.

Ervaar zelf hoe een verbonden systeem aanvoelt tijdens de service. Neem contact met ons op.